在所有ISO9000体系文件中，质量记录是一种很特殊的文件， ISO9000:2000质量管理体系这样定义质量记录：“质量记录为证明满足质量要求的程度或为质量体系要素运行的有效性提供客观证据。”　
   正是因为质量记录的真实性、连续性、可追溯性，质量记录在企业的质量管理中具有利用的价值、并在质量管理体系审核中起到举足轻重的作用。有了质量记录，就会迫使各岗位员工进行该项活动或过程，有效避免被遗忘或草草了事。
   质量记录也是企业质量体系审核的重要证据。质量体系记录记载了体系要素运行状态和运行的结果，它可以证明企业是否在按照ISO9000标准的规定开展工作，并且可以证明质量体系实施的程度。“没有记录，就等于什么也没有发生。”真实可靠的质量记录使得质量体系的运行“雁过留痕”，使质量体系在企业中的运行能够被考证测量，继而针对存在的问题采取有效措施，提高质量体系的水平。例如：《工作记录》 ：在日常工作中，把所发生和需要处理的事务进行记录，并对完成或尚未完成的事务要有明确的交待，，做到“事事都要留下记录”，尤其是安全、设施维修等结束后的记录。
   质量记录应延续记录，保持记录的连续性，从而实现可追溯性。如：《人员进出登记表》与计算机记录： 对来访人登记与计算机同步记录，才具有互为追溯、闭环性。互为互补，互相控制。才有利于做好 “人机合一”记录，才能共同控制好门禁安全质量记录。对来访人的登记也可追溯到学生花名册。《消防设施巡检表》中灭火器、消防栓栏所巡检各种项目的记录，可追溯到现场所摆放设施状况是否一致，对缺损整改情况上报是否有可追溯性文件或记录。《一日安全巡检表》 公共设施安全状况记录情况一栏可追溯到《公寓工程零维修报修项目登记表》是否有对应一致报修记录，是否有维修闭环记录。违章用电一栏可追溯到《安全隐患（查处）记录表》。晚间总值班一栏记录巡视时间可追溯到《工作记录》综管巡视时间。
   通过质量记录，当接到业主投诉时，可以找到相关责任人，对其采取必要的惩罚措施；通过质量记录，可以看到我们工作历程的一步一步；通过质量记录，分析、归纳、还可以改进我们的自身工作；通过质量记录，又可以给其他员工进行这方面的宣传要把做好工作记录同公司倡导的“三优一满意”服务精神和“七要素”服务理念结合起来，更好地为业主服务！通过质量记录，以学习科学发展观为工作契机，同公司的质量方针相结合：以人为本、真诚服务！

                                                          鼓楼学生公寓物管处    倪加梅