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兰达物业公司档案管理制度
2015-06-17

一、归档要求

归档文件的总要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开。

3、文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

4、文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。档案盒编号原则取部门汉语拼音首字母;如公司为“LDWY-01”;仙林学生公寓为“XLGY-01”;东区公用房“DQGF-01”;以此类推。

5、按各类档案资料的保密级别、保存期限,必须以规定的格式逐件填写文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;文件目录放在卷首。

6、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

二、归档范围

1、各类具有查考利用价值的文件材料:公文、传真、图表、电子版资料、图片、PPT、报刊、录音、录像等;

2、各项会议形成的文件材料;包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等; 

3、报刊、杂志及发表的稿件、理论性文章;

4、有效证照、证件、印章;资金、业务往来方面的文件材料:含合同、特约服务协议、重要报表等;

5、规章制度体系(含部门)、内部发文:包含总经理批示后的各项决议、公司决定等;

6、工作总结、计划;楼宇接管数据、流程,与相关部门的交接资料;

7、具有法律效力及保存价值的文件;

8、办公电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

9、获得的社会荣誉资料;

10、其他有必要归档管理的资料:包括声像形式记录下来的对公司物业管理与服务产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、 档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期、短期、临时四种。长期为十至五十年左右;短期为十年以下,三年以上;临时为半年至三年。

2、确定公司档案保管期限的原则

1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。

2)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。

3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。

4)凡是需要“持续改进”,每半年或每年度均要修订的文件材料,列为临时保管。

四、档案级别

1、档案分受控档案和非受控档案两类。档案的受控由部门提议,品质技术部、经理办核定受控和非受控。

2、受控档案需加盖受控章,只许在特定场所翻阅或特定人保管,不许外借或外传;确有工作需要时,需经公司总经理批准。

3、对已到保存期限的档案要请相关部门根椐保存期限的要求,填写《报废申请单》报品质技术部经总工程师批准后,进行销毁。

五、档案的借阅

1、借阅档案必须严格履行登记手续,借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。

2、各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准;借阅非本部门的业务档案须经档案分管副总批准。

3、借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经总经理批准。

4、借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。

5、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关规定办理。

六、电子、纸质档案的存储

1、公司所有区域办公电脑必须按要求存放公司相关的文件、资料,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各物管处主任即为电脑档案管理责任人。须定时对本部门的电脑按照公司要求进行检查;经理办将对各部门电脑档案的管理进行检查。

3、各部门电脑档案管理责任人每学期,将部门电脑档案拷入指定的移动硬盘进行备份,同时过往文件不许删除、覆盖,并标注拷贝日期。

4、所有归档的文件标题不宜过于简要,标题中需注明“关于××通知、报告、申请”等,并标注具体日期。

5、重要的文件(会议诀议、电子考勤记录)等不仅要电子备份,还要求纸质备份;防止丢失。 

七、罚则

1凡违反本制度,公司人事变动交接时造成文件资料不全或丢失的,一经发现,根椐《兰达物业奖惩办法》规定,给予部门文件管理人二级处罚;部门负责人二级处罚,在全公司通报批评。

2、未经总经理批准转借、复印或携带受控文件或档案外出的,视具体情况,对部门负责人和当事人书面检查,在全公司通报批评;如造成恶劣后果者,视情况严重程度追究其法律责任。借阅后凡不按期限归还的需限期归还,并根椐《兰达物业奖惩办法》相关规定,视拖延期限的长短给予借阅人一级或二级处罚。

3、在外借过程中造成档案遗失的,应立即报告,如因遗失档案,泄露公司秘密,造成恶劣后果者,椐《兰达物业奖惩办法》相关规定,给予当事人三级处罚。

4、凡违反本制度第六条,无故不归档的备份文件材料的,不按规定存放电子、纸质档案,不按规定接受检查,根椐《兰达物业奖惩办法》相关规定,视情节给予相应级别的处罚。

八、附则
1
、本制度自201351日生效。

2、本制度由兰达物业经理办负责解释。

 

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